Разработано Учебно-методическим управлением и отделом дистанционных образовательных технологии университета «Мирас».
РЕКОМЕНДОВАНО
Ученым советом университета «Мирас»,
протокол № 3 от 25.09.2020
Настоящее руководство содержит общие характеристики и описание в целом информационно-образовательного портала Miras.App.
Настоящее руководство является собственностью университета «Мирас» и предназначено для внутреннего пользования в образовательной деятельности Университета.
Содержание
2 РЕГИСТРАЦИЯ – ВХОД В ПОРТАЛ.. 5
3 Прикрепление читаемых дисциплин преподавателям – раздел «Преподаватели». 8
4 Каталог образовательных программ бакалавриата и магистратуры. 9
5 Цифровые образовательные ресурсы.. 11
6 Индивидуальный Учебный План студента. 12
10 Раздел – Дипломные работы.. 17
11 Контроль и оценки учебных достижений и хранения академической истории обучающихся 21
1 ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ
Основные задачи информационно-образовательного портала - Miras.App
- Формирование новой информационной среды в сфере образования.
- Сохранение данных абитуриентов, обучающихся и выпускников.
- Обеспечение учебных достижений студентов по учебным дисциплинам за соответствующий академический период, эффективности оценки и квалификации экзаменационных сессий.
- Обеспечение доступа студентов к сведениям, необходимым для реализации образовательного процесса.
- Дать возможность преподавателям разработать учебные материалы, тестовые задания; оценивать знания студентов.
- Обеспечение ведения отчетности различного характера.
- Налаживание четкой и двусторонней связи между университетом и участниками образовательного процесса.
- Автоматизация, оптимизация и прозрачность учебного, научного и воспитательного процессов.
- Учет, обработка и хранение персональных данных образовательного процесса
- Формирование прямых связей между работодателями и потенциальными работниками;
- Увеличение доступности образования;
- Реализация стратегического плана в сфере развития МООК, ДОТ, неформального образования, коммерциализации научной деятельности ППС и обучающихся.
Техническое описание - Miras.App
Доступ пользователей к Miras.App производится при наличии регистрации на портале через сеть Интернет.
С помощью Miras.App автоматизированы следующие учебные процессы:
- Внесение сведений об обучающихся;
- Внесение сведений о сотрудниках;
- Регистрация обучающихся и преподавателей на дисциплины;
- Разработка индивидуальных учебных планов;
- Создание академических потоков;
- Организация текущей, промежуточной и итоговой аттестации обучающихся;
- Формирование базы учебных достижений обучающихся;
- Заливка учебно-методических материалов;
- Ведение картотеки обучающихся, сотрудников, преподавателей;
- Оценивать знания обучающихся преподавателями;
- Возможность вести электронный журнал посещений занятий студентов через QR/код занятия;
- Своевременное составление различных отчетов.
Каждому сотруднику предусмотрен отдельный кабинет, обеспечивающий автоматизацию своих основных задач: ввод электронных версий учебных материалов, комплексов дисциплин, предоставляемых студентам, контроль знаний; взаимодействие с преподавателем в режиме реального времени в сети Интернет.
Каждый студент пользуясь своим виртуальным (личным) кабинетом имеет возможность:
- Познакомиться с высшим учебным заведением – униерситет «МИРАС»;
- Возможность посетить электронную библиотеку;
- Поучаствовать в анкетировании;
- Смотреть информацию о финансовых операциях на своем виртуальном счету;
- Зарегистрироваться на элективные дисциплины для составления своего индивидуального учебного плана;
- Ознакомиться с электронными учебными комплексами (силлабусами) дисциплин;
- Получить оценки своевременно за рубежные контроли/экзамен;
- Увидеть свои академические достижения (транскрипт);
- Вход в виртуальную аудиторию (чат/форум);
2 РЕГИСТРАЦИЯ – ВХОД В ПОРТАЛ
Для того чтобы получить доступ в базу университета «МИРАС», необходимо пройти «регистрацию» на t.miras.app:
Далее необходимо указать свой e-mail (рекомендуется регистрация через рабочую почту) адрес и придумать пароль:
Как только вводятся данные по e-mail адресу, необходимо нажать кнопку «РЕГИСТРАЦИЯ», и на e-mail адрес приходит уведомление ссылкой на активацию:
Далее необходимо активировать ссылку, и обратиться к ответственному лицу (либо менеджеру сектора), что прошли регистрацию на Miras.app, после чего открывается доступ к нужному функционалу на «admin.miras.app».
На портал вход производится теми же данными (логин/пароль), что и при регистрации. После осуществления входа в базу, вываливается список с функционалом, которые доступны пользователю.
При потере доступа к свой учетной записи в MirasApp, попробуйте сбросить пароль. Для этого на t.miras.app или admin.miras.app выберите команду «Забыли пароль?»:
После клика по команде Вам необходимо ввести свои E-Mail адрес, и отправить ссылку для сброса.
Таким образом на указанный E-Mail адрес прилетит ссылка для сброса пороля, проверьте свою почту, и перейдите по ссылке:
Введите новый пароль, сохраните его, и запомните. После сброса пароля воспроизведите вход в MirasApp с новым паролем.
3 Прикрепление читаемых дисциплин преподавателям – раздел «Преподаватели»
Прикрепление читаемых дисциплин к профилям преподавателей, необходим для того, чтобы преподаватель имел доступ к силлабусам в «администрировании», и что бы оценить знания студента по той или иной дисциплине на t.miras.app. Что бы прикрепить дисциплины к преподавателю, необходимо проити в раздел «Преподаватели»:
Затем в систему «поиска» набрать ФИО, либо логин преподавателя, выбрать команду «редактировния» через нажатие кнопки , после чего открывается окно для добавления дисциплин к выбранному преподавателю:
Затем необходимо выбрать команду «добавить» и выбрать нужные дисциплины из выпадающего списка (перечень определяется только для текущего учебного семестра), после всех операции выбирается команда «сохранить»:
В системе предусмотрена функция, при котором преподаватель может оценивать знания студента по читаемым им дисциплинам. Чтобы преподавателю открылся доступ в журнал группы, в том же окне выбирается команда «добавить» под нужной дисциплиной, и из выпадающего списка выбрается группа, где читается данная дисциплина:
Преподаватель оценивает знания обучающегося по окончанию семестра/триместра при традиционной форме экзамена в журнале на t.miras.app. При проставлений результатов по традиционным формам экзаменов, внесение оценок в базу регламентируется строго по дате проведения экзамена. Для этого в Miras.App вводится дата сдачи экзамена:
4 Каталог образовательных программ бакалавриата и магистратуры.
(Вспомогательные разделы для формирования Образовательных программ)
В обязанности учебно-методического отдела включает в себя добавление или редактирование дисциплин и учебных модулей, по которым формируется образовательная программа (ОП). Доступ на формирование учебных программ дается специальным методистам УМУ. Образовательная программа создается по цепочке: «Дисциплина-Модуль-Образовательная программа».
Модули образуются путем прикрепления дисциплин, образовательная программа пуем крепления уже модулей привязанных к образовательной программе.
Также имеется раздел «Направления», где создаются и хранятся коды и классификация направлении подготовки и присуждаемая степень к ним, согласно с Классификатором направлений подготовки кадров с высшим и послевузовским образованием (Приказ Министра образования и науки Республики Казахстан от 13 октября 2018 года № 569. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 17 октября 2018 года № 17565).
Этапы создания дисциплин в MirasApp
Что бы создать новую дисциплину, необходимо проити в раздел «Дисциплины», выбрать команду «Добавить дисциплину»:
После необходимо заполнить поля: название (на трех языках), кредиты ECTS, начало и конец контроля (если дисциплина является практикой), пререквизиты, описание (на трех языках), объем дисциплины в часах, указать форму контроля и уровень языка (для языковых дисциплин) в соответсвующие поля. Все существующие «дисциплины» - находятся в соответствующем разделе.
Этап создания модулей в miras.app.
Для создания модуля, необходимо пройти в раздел «Модули», выбрать «добавить модуль», дать название на трех языках, и путем добавления дисциплин прикрепить дисциплины, можно нажимая на кнопку удалять ошибочно прикрепленную дисциплину, потом нажать кнопку «сохранить». В разделе хранятся все ранее созданные модули.
Этап создания образовательных программ в miras.app.
В разделе ОП хранятся все действующие ОП университета, а так же архивные ОП. Чтобы создать ОП, выбирается команда «Добавить специальность», заполняются все поля (шифр, год, название, направление, присуждаемый степень):
Далее из списка модулей выбраются нужные, методом проставления галочек, затем внутри модулей привязываются характеристики дисциплин (семестр, цикл, тип, язык обучения, наличие курсовой работы):
После добавления всех модулей , выбирается команда .
5 Цифровые образовательные ресурсы
(Силлабусы)
Цифровые образовательные ресурсы (ЦОР) - дидактические материалы по изучаемым дисциплинам и (или) модулям, обеспечивающие обучение в интерактивной форме: фотографии, видеофрагменты, статические и динамические модели, объекты виртуальной реальности и интерактивного моделирования, звукозаписи и иные цифровые учебные материалы, а также учебно-планировочная документация в виде электронного документа (силлабусы, умкд, руп и т.д.)
Силлабус в MirasApp находится в разделе «Дисциплины» переход выполняется выбором команды :
Силлабус выглядит следующим образом:
- 3 вкладки языка – казахский, русский, английский.
- Модуль – в которых обозначены несколько тем, по усмотрению преподавателя;
- Информация о теме – выделенные часы, количество вопросов;
- Команды – для подгрузки документов (для методических указаний обучающимся); выгрузки силлабуса.
6 Индивидуальный Учебный План студента
Функционал предусмотен, для того что бы автоматический определять учебный план обучающегося, в зависимости от пререквизитности и рекомендуемых семестров университетом дисциплин. Находится функционал в разделе «Учебный план» (УП):
В разделе список всех обучающихся университета, с указанием ФИО, название образовательной программы, год поступления, базовое образование, форма и язык обучения.
УП формируется в 3 шага: фильтрами выбирается группа студентов, выбирается методом галочки отобранное количество студентов, кликанием «составить план» составляется ИУП обучающегося:
Составленный и утвержденный «Учебный план» обучающегося выглядит следующим образом:
В случае если обучающийся имеет возражения, он может обратится в администрацию университета, кликнув «не согласен с УП», уведомление доставляется в ответственное структурное подразделение на пересмотр. УП можно пересмотреть, учитывая пререквизитность (в разделе указана как «зависимость» дисциплин, в разделе «учебный план», кликанием на команды «удалить», «добавить», «сменить»:
После утверждения УП – формируется ИУП. Что бы сформировать ИУП необходимо выбрать дату утверждения, семестр утверждения ИУП, и выбрать команду «Создать ИУП»:
После создания, ИУП можно будет посмотреть/скачать в «Кабинете ОР» - «Индивидуальный учебный план»:
7 Расписание подгрупп
Расписание в MirasApp – формируется после всех процессов, как определение ОП обучающимся, привязка дисциплин из ОП к обучающемуся, выставление перезачетов (если есть), формирование индивидуального учебного плана. После выполнения цепочки процессов в разделе «Генерация подгрупп» - формируется примерный расчет часов по университету, исходя из данных с раздела «Учебный план».
Раздел состоит из двух составных вкладок:
- Подгруппы дисциплин;
- Подгруппы выпускных работ.
Во вкладке «подгруппа дисциплин» - формируется расчет часов для занятий по дисциплинам. В данной вкладке иемеется информация с возможностью фильтрации по следующим категориям – семестр; ID подгруппы; принадлежность дисциплины к сектору; ID дисциплины; название дисциплины; ECTS; лимит записей; виды занятий; язык обучения и преподавания; количество студентов; нагрузка по дисциплине; коэффициент; отметка для онлайн занятий; ФИО преподователя; уровень образования; форма обучения.
После формирования учебных планов формируются потоки. Право формирования потоков дается сотрудникам соответствующего подразделения Университета. Чтобы сформировать расчет часов необходимо указать критерий, перейдя по команде «настройки», в правом верхнем углу страницы.
При переходе на страницу появляется окошко с описаниями действий. «Сгенерировать группы» - является основным функционалом при созданий подгрупп. Тут указывается семестр генераций, дисциплина, сектор, а так же дополнительные критерий. «Количество студентов» - функционал для определения количества обучающихся в потоке, в зависимотси от вида занятия.
После «запуска генерации» - через отведенное время в разделе появляются сформированные потоки, в которых нужно определить преподавателя. Преподаватель определяется менеджером сектора, методом выбора из выпадающего списка.
Определенные списки дисциплин для преподавателей – доступны на проставление своего расписания на t.miras.app, в разделе «Расписание». Подробное описание раздела «Расписание» прописаны в «Инструкции по работе Профессорско-Преподавательского Состава Университета на Информационно-образовательном портале MirasApp».
8 Библиотека
Библиотека – Каталог литературы – позволяет вести каталог литературы имеющийся в Университете в электронном формате, прямо в ИОП, и хранит информацию о библиотечном фонде университета, с возможностью добавления новых материалов, и редактирования уже имеющегося каталога . Список литературы в разделе включает в себя все форматы учебников имеющихся в университете.
- «Добавить запись» - функция для увеличения библиотечного фонда в ИОП MirasApp. При добавлении литературы – необходимо заполнить все поля, и внизу укзать дисциплины, для которых литература предназначена:
9 Записи экзаменов
Раздел предназначен для хранения видеозаписей рубежного контроля и экзаменов обучающихся по дистанционному формату обучения.
Видео на проверку прокторам отправляются в соответствующий раздел в МирасАпп - «записи экзаменов», где происходит проверка на предмет соблюдения правил. Проверку осуществляют члены комиссии, указанные в расписании экзаменов.
Для проверки видеозаписей необходимо перейти в раздел «Записи экзаменов»:
После перехода в раздел, будет список видеозаписей для проверки. Необходимо фильтром отобрать тип контроля, при необходимости указать сектор, ОП, дисциплину, дату, форму обучения. После того как данные отфильтрованы, у будет список видеозаписей на проверку. Далее чтобы проверить видео, нажимаете кнопку "Проверить":
в открывшемся окне нажимаете на ссылку видео1
Откроется новая вкладка, где сверху будет фото студента и удостоверения личности для сверки, а снизу видео.
После проверки нужно поставить галочки, если по видео процесс записи отвечает требованиям, выбираете действие , видео отправляется в «проверенные видеозаписи». Если замечается несоблюдение правил выберается действие , так результат отправляется на пересмотр админ проктору, в случае необходимости результат студента аннулируется.
Проверка осуществляется по следующим категориям:
- Распознавание и идентификация лица.
- Определение уровня шума.
- Анализ движения головы и тела.
- Определение использования посторонних предметов.
- Определение мультифейса.
- Определение подмены обучающегося изображением.
- В комментарий – указывается другая причина, по которой запись нужно проверить на соблюдние академической честности.
Примечание*: Действие " Одобрить результат" недоступно если отмечено хоть одно нарушение.
Примечание**: Действие "Отменить результат" недоступно если не отмечено ни одно нарушение.
10 Раздел – Дипломные работы
Раздел отвечает за присвоение/выбор обучающимся темы дипломных работ (ДР) и магистерских диссертаций (МД).
Для того что бы предложить список тем ДР/МД, необходимо создать банк тем для каждой ОП. Темы создаются в разделе «Дипломы» - «Темы дипломных работ»:
Следующий шаг – выбор команды «Добавить тему», после система дает выбор добавления одной темы или несколько тем сразу импортом из файла. При созданий темы обязательно надо указать образовательную программу и базовое образование:
Добавленная тема отобразиться у обучающихся выпускного курса для выбора в заявлений.
После добавления тем ДР/МД, следующий шаг - список руководителей. Для этого перейдите в раздел «Дипломы» - «Руководители»:
Что бы добавить «руководителя» из числа сотрудников университета «Мирас», указывается ФИО сотрудника в указанное поле, далее необходимо выбрать специальности на которых сотрудник может стать руководителем ДР/МД:
Уже добавленные руководители обозначены с верху данного раздела.
Что бы добавить «руководителя» из числа приглашенных сотрудников, необходимо выбрать команду «добавить внешнего сотрудника», в том же разделе:
Далее заполнение полей: указать ФИО; Место работы; специальность по которым сотрудник имеет право руководить дипломным проектом/ магистерской диссертацией:
Об отправленных обучающимися заявлениях на ДР/МД падает уведомление на почту.
Далее чтобы увидеть заявления выберается команда «Дипломы» - «Дипломные работы», тут будут отображаться список студентов выпускного курса, с указанием какой тип заявления они выбрали -:
Далее выбирается команда «Действие», если нет возражении назначается руководитель и «сохранить»:
После сохранения необходимо подписать заявление, после чего оно уйдет в другое подразделение на рассмотрение:
В случае если студент выбрал категорию «замена ДР на КЭ», все этапы такие же, различие – не назначается руководитель/рецензент, проверяются заявление + основание.
11 Контроль и оценки учебных достижений и хранения академической истории обучающихся
Информационно-образовательном портале Miras.App - предусмотрена система контроля и хранение академических достижении обучающихся, они хранятся и отображаются у обучающегося в личном кабинете и для администрации в профиле у обучающегося. Все данные обучающихся – учебные достижения, академическая история, документы – хранятся в разделе «Кабинет ОР». Также информация об аббитуриентах хранится в разделе «Приемка».
Кабинет ОР – содержит в себе список всех обучающихся, и кроме хранения информации об обучающихся, включает несколько команд в виде добавления в приказ, формировать обходной, и др.
Полный доступ к разделу даются сотрудникам офиса-регистратора, в чьи полномочия входит отслеживать достижения/движения обучающихся.
Для каждого обучающегося предусмотрен личный профиль:
Внутри каждого профиля – подразделы, в которых хранится соответствующая информация:
Подразделы содержат информацию;
Профиль – общую информацию об обучающемся, информацию о скидке, балансе и GPA. В случае, если у обучающегося поменялся номер телефона, его может поменять сотрудник ЦОС по личной просьбе самого обучающегося в разделе «Кабинет ОР», в личном профиле. Система не может сохранить у двух разных студентов с одинаковым номером. В случае, если вдруг система не дает сохранить новый номер обучающегося, нужно удалить его из раздела «Гости». Данные может редактировать только Директор ЦОС, просматривать же может любой сотрудник отдела ЦОС;
Анкета бакалавра – В разделе «Анкета бакалавра» находятся данные по адресу проживания обучающегося, необходимые документы, которые должны быть в личном деле обучающегося, данные по предыдущему образованию и сдачи ЕНТ. Все данные можно скачать при необходимости;
Документы – предоставленные документы обучающимся в цифровом формате;
История транзвкции – в разделе можно посмотреть все передвижения финансов обучающегося. История транзакций отображает все операции студента в заданный промежуток дат. При необходимости обновления информации, нажать кнопку «НАЙТИ» и дождаться ответа сервера. Время формирования выписки до 5 мин.
Дисциплины/Архивные дисциплины – все дисциплины с ОП обучающегося, включая учебные достижения за прошлые периоды.
Комплексный государственный экзамен – у выпускников которые вместо написания дипломной работы, сдают КЭ – в разделе отображается дисциплины и оценки за КЭ.
Комментарии – для дополнительной информации.
Уведомления – содержит информацию об отправленных сотрудниками университета уведомлениях.
История приказов – информация о движений обучающемся.
Индивидуальный учебный план – ИУП виде документа.
Выгружаемые документы
В системе есть возможность как посмотреть так и выгрузить все данные. Чтобы проверить результаты оценок студентов, имеется экзаменационная ведомость, которая находится в разделе: Отчетные формы - экзаменационная ведомость.
В разделе Дисциплина, выбираем дисциплину, далее необходимо выбрать группу, и выбрать нужный семестр, за который выгружается экзаменационная ведомость:
В ведомости номер, название сектора, экзаменатора, дата, менеджер сектора прописывается вручную.
Выдаваемые документы (транскрип)
Транскрипт – это документ с названием пройденных курсов, количеством прослушанных часов и полученными оценками.
Чтобы сформировать транскрипт сотруднику ОР необходимо произвести вход в портал Miras.App - раздел Кабинет ОР. В поле поиск необходимо ввнести ФИО студента или обучающегося которому нужно свормировать Транскрипт
Далее необходимо войти в профиль студента.
Для формирования транскрипта сотрудник ОР должен выбрать сектор, указывая на трех языках (русском, казахском и английском языках) и указать менеджера сектора и нажать на кнопку «сгенерировать». Сгенерированный документ сохраняется на устроистве, его надо будет контрольно проверить, и распечатать.
12 Уведомления-Новости
Для общего и частного информирования студентов о событиях, новостях и изменениях в портале MirasApp есть раздел «Объявления»:
В данном разделе директор Центра Обслуживания Студентов можеть единоразово отправить всем студентам объявление, и оно высветится в профиле в разделе «Деканат» в личном профиле у студента:
Также в Кабинере ОР находится кнопка «Отправить уведомление», с помощью которого можно отправить индивидуальное уведомление каждому студенту лично.
Студенту приходит сообщение также в разделе «Деканат» и высвечивается в разделе «Уведомления»:
13 Журнал Выпуск
В разделе «Журнал Выпуск» представлена вся информация об итоговых достижениях выпускающихся.
Подраздел «Дипломная работа» выделен для выпускников, заявленных на написание и защиту выпускной работы (проекта).
Подраздел «КГЭ» выделен для выпускников, заявленных на сдачу комплексных экзаменов.
Техническим секретарям аттестационной комиссии заблаговременно предоставляются права для работы с Журналом. До начала итоговой аттестации технические секретари загружают в соответствующее поле персонально каждому выпускнику его выпускную работу, а также сопутствующие документы.
Все документы загружаются в формате PDF, Word и др.
В поле «Транскрипт» офисом Регистратора до начала итоговой аттестации предоставляется справка о выполнении выпускниками индивидуальных учебных планов, полученных ими оценок по всем дисциплинам, их объеме, сданных курсовых работах и по профессиональным практикам, а также величине средневзвешенной оценки за период обучения – GPA.
Протоколы итоговой аттестации составляются техническим секретарями по итогам защиты выпускной работы или сдачи комплексных экзаменов и подгружаются к выпускнику. Также указывается соответствующая дата защиты.
Для выпускников, заявленных на сдачу двух комплексных экзаменов, также необходимо загрузить необходимые документы.
Функция поиск осуществляется по любому из необходимых параметров: ID выпускника, ФИО, образовательная программа, сектор, базовое образование, язык обучения и т.д.
14 Обходной лист
В кабинете ОР находится кнопка «Сформировать Обходной». Пользоваться данной функцией могут только лица, которые могут подписать данный обходной лист, а именно:
- Менеджер образовательной программы
- Директор центра обслуживания студентов
- Директор ОР
- Директор ОИЦ
- Начальник отдела организации практик и трудоустройства
- Главный бухгалтер
После того как конкретному обучающемуся сформировали обходной лист, он добавляется в раздел «Обходные листы»:
В данном разделе виден статус каждого обходного листа и ответственные лица могут ставить подписи после проверки.
У обучающегося в профиле есть доступ на просмотр своего обходного.
После того как все должностные лица подписывают обходной лист, его статус меняется на «Подтвержден» и он может забрать свои первичные документы.
