РАЗРАБОТАНО Отделом центром обслуживания студентов Университета «Мирас».
Настоящие Правила определяют порядок подачи, регистрации и учета обращений заинтересованных лиц по вопросам, связанным с деятельностью Университета «Мирас»
Настоящие Правила являются собственностью университета «Мирас» и предназначены для внутреннего пользования.
Оглавление
- Общие положения. 2
- Требование к порядку подачи обращения. 3
- Порядок регистрации и учета обращении. 4
- Порядок рассмотрения обращений, контроль за их исполнением.. 6
- Обжалование решений, принятых по результатам рассмотрения обращений. 7
1. Общие положения
- Настоящие Правила организации работы по обращениям обучающихся (их законных представителей) в Университете «Мирас» (далее - Правила) разработаны в соответствии с законами Республики Казахстан, регламентирующими порядок рассмотрения обращений физических и юридических лиц.
- Правила определяют порядок подачи, регистрации и учета обращений заинтересованных лиц по вопросам, связанным с деятельностью Университета «Мирас» (далее - Университет).
- Порядок работы с документами, установленный настоящими Правилами, обязателен для всех работников структурных подразделений Университета.
- В настоящих Правилах используются термины, установленные действующими нормативными правовыми актами, в том числе:
заявитель – лицо, подавшее обращение в Университет для принятия решения по вопросам, связанным с образовательной деятельностью Университета;
обращение - направленное Университету письменное, устное либо в форме электронного документа, заявление, предложение, жалоба, запрос или отклик;
заявление - ходатайство лица о содействии в реализации его прав и свобод или прав и свобод других лиц либо сообщение о нарушении законодательства, недостатках в работе сотрудников Университета, либо критика их деятельности;
запрос - просьба лица о предоставлении информации по интересующим вопросам личного или общественного характера;
предложение - рекомендация лица по совершенствованию образовательной деятельности Университета, развитию и улучшению взаимоотношения обучающихся и Университета;
отклик - выражение лицом своего отношения к академической политике Университета, а также к событиям и явлениям университетской жизни;
жалоба - требование лица о восстановлении или защите нарушенных прав, свобод или законных интересов его или других лиц, об устранении неправомерных действий или бездействия сотрудников Университета, а также отмене их незаконных решений;
анонимное обращение - обращение, по которому невозможно установить авторство, отсутствуют подпись, в том числе электронная цифровая подпись, почтовый адрес заявителя.
- Ведение делопроизводства по обращениям, в том числе учет входящей корреспонденции, обеспечение своевременного доведения документов и поручений руководства до исполнителей, принятие мер по сохранности и оформлению документов, а также контроль за своевременным исполнением документов и поручений руководства, информирование руководства о состоянии делопроизводства и исполнительской дисциплине в подразделениях, осуществляет ответственный сотрудник Центра обслуживания студентов (далее ЦОС) и старший секретарь-референт.
- Ответственность за своевременное и качественное исполнение контрольных документов, а также поручений руководства Университета возлагается персонально на исполнителя и руководителя структурного подразделения в соответствии с их компетенцией.
- Сотрудники Университета при работе с обращениями граждан обязаны строго соблюдать установленные требования по работе с документами, обеспечивать сохранность документов, поддерживать на рабочем месте порядок, исключающий возможность несанкционированного доступа посторонних лиц и ознакомления их со служебными документами, пользования ими компьютерами, телефонами и другими средствами оргтехники. Запрещается оставлять ключи от служебных кабинетов в наружных замках дверей. Категорически запрещается передача кому-либо копий документов без разрешения руководства Университета.
- Ответственность за обеспечение сохранности документов и недопущение утечки служебной информации несут проректора по направлениям, руководители структурных подразделений, которым поручено рассмотрение доводов, изложенных в обращении, а также непосредственные исполнители документов.
- За утрату документов, разглашение служебной информации, нарушение правил работы с документами и других положений настоящих Правил, работники Университета привлекаются к соответствующей ответственности в соответствии с действующим законодательством.
2. Требование к порядку подачи обращения
- В соответствии с установленным порядком в Университете, обучающиеся и/или их законные представители имеют право обратиться с письменным заявлением, используя следующие каналы связи:
- Лично сдать и зарегистрировать заявление в Центр обслуживания студентов в будние дни с понедельника по пятницу (кроме праздничных дней) с 09.00 до 13.00 и с 14.00 до 18.00 часов;
- Направить по почте на адрес: Республика Казахстан, 160017, город Шымкент, улица Сапак датка, дом 2;
- Направить электронным письмом лично ректору Университета по адресу: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
- В Университете устанавливаются следующие приемные часы:
- ЦОС – с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00 часов;
- Президент – по предварительной записи;
- Ректор – по предварительной записи;
- Вице-президент, финансовый директор – вторник, четверг, пятница с 15:00 до 18:00 часов по предварительной записи;
- Проректоры по направлениям – еженедельно в четверг по предварительной записи:
Проректор по научно-исследовательской работе и инновациям – с 10:00 до 12:00.
Проректор по социальной и воспитательной работе – с 14:00 до 16:00.
Проректор по учебной и учебно-методической работе – с 14:00 до 16:00.
Проректор по хозяйственной деятельности и общим вопросам – с 10:00 до 12:00.
- Руководители структурных подразделений – вторник, четверг, пятница с 15:00 до 18:00 часов по предварительной записи.
- Менеджеры ОП – вторник, четверг, пятница с 15:00 до 18:00 часов по предварительной записи.
- Кабинет психологической разгрузки:
Понедельник:
11:30 - Групповая диагностическая, коррекционная работа с ППС;
12:40 - Индивидуальные консультации для ППС.
Четверг:
11:30 - Групповые тренинги с ППС по плану (запросу);
12:30 - Индивидуальные консультации для студентов.
Пятница:
11:30 - Групповая диагностическая, коррекционная работа со студентами;
12:40 - Групповые занятия со студентами по плану (запросу).
Дополнительные индивидуальные консультации по предварительной записи.
- Предварительная запись осуществляется по номеру: 8775007 3000 либо через Центр обслуживания студентов в письменном виде.
- Письменное обращение должно соответствовать следующим требованиям:
- обращение должно адресоваться Университету или ректору или иному сотруднику Университета, в компетенцию которого входит разрешение поставленных в обращении вопросов;
- в обращении должны быть указаны данные заявителя - фамилия, имя, а также по желанию отчество, ИИН (при наличии), почтовый/электронный адрес;
- обращение должно быть подписано заявителем или его представителем;
- при подаче жалобы указываются должность, фамилии и инициалы сотрудника Университета, чьи действия обжалуются, мотивы обращения и требования;
- сущность излагаемого вопроса (жалобы) и при необходимости подтверждение своих доводов – приложить к письменному обращению документы и материалы или их копии.
- Заявитель имеет право обратиться через онлайн жалобу, задать вопрос в блог ректора на официальном сайте университета www.miras.edu.kz.
- В следующих случаях обращение не подлежит рассмотрению:
- анонимное обращение, за исключением случаев, когда в таком обращении содержатся сведения о готовящихся или совершенных уголовных правонарушениях либо об угрозе государственной или общественной безопасности и которое подлежит немедленному перенаправлению в государственные органы в соответствии с их компетенцией;
- когда невозможно установить авторство, отсутствуют подпись, почтовый адрес заявителя;
- обращение, в котором не изложена суть вопроса.
- Поданные обращения в университет рассматриваются в течение
трёх рабочих дней со дня получения.
3. Порядок регистрации и учета обращении
- Обращения, поданные в порядке, установленном действующим законодательством, подлежат обязательному приему, регистрации, учету и рассмотрению. Отказ в приеме обращения запрещается.
- Обращение может вноситься через представителя физического лица, на основании доверенности, выданной в порядке, установленном гражданским законодательством Республики Казахстан.
- Поступающие обращения регистрируются в ЦОС в день их поступления, при регистрации обращается внимание на наличие установочных данных и подписи заявителя, обратный адрес заявителя, дата подачи обращения.
- Если обращение поступило в нерабочий день, то оно регистрируется в ближайший следующий за ним рабочий день.
- Обращения, поступившие по общедоступным информационным системам и соответствующие требованиям законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи, подлежат рассмотрению так же как письменное обращение.
- В случае несоответствия обращения требованиям, установленным законодательством, ЦОС указывает заявителю о необходимости приведения обращения в соответствие с требованиями, предъявляемыми к обращению.
- Процедура назначения ответственного исполнителя по обращению производится следующим образом:
- после регистрации, в течение 1 (одного) дня ЦОС вносит обращение на рассмотрение ректору Университета;
- ректор Университета в течение 1 (одного) рабочего дня определяет ответственного(ых) исполнителя(ей) и ставит резолюцию на обращении;
- ЦОС, в день получения резолюции ректора Университета, передает копию обращения сотруднику - ответственному исполнителю;
- После рассмотрения и вынесения предварительного решения по обращению, ответственный исполнитель вносит проект ответа ректору Университета, предварительно согласовав проект с непосредственным руководителем, курирующим проректором, юристом.
- В случае несогласия с доводами исполнителя по сути обращения, ректор Университета возвращает проект документа на доработку. Курирующий проректор обеспечивает контроль за подготовкой и повторное внесение проекта на подпись ректору Университета в течение одного дня;
- После подписания ректором Университета письменного ответа на обращение, исполнитель передает документ старшему секретарю-референту для присвоения номера исходящей корреспонденции.
- После регистрации в качестве исходящего документа, ответ на обращение направляется заявителю по адресу, указанному в обращении.
- Оригиналы обращений хранятся в ЦОС или у старшего секретаря-референта (исходя из содержания обращения/запрса), а копии обращения и ответов подшиваются в соответствующем структурном подразделении, являющимся исполнителем, в течение двух лет с последующей передачей их в архив Университета.
- Не допускается направление обращения в те структурные подразделения, где числится работник, чьи действия обжалуются.
- Обращение, поступившее сотруднику, в компетенцию которого не входит разрешение поставленных в обращении вопросов, в срок не позднее одного рабочего дня с момента его поступления направляется соответствующему работнику.
4. Порядок рассмотрения обращений, контроль за их исполнением
- Обращение, для рассмотрения которого не требуется получение информации от иных лиц и организаций, рассматривается в течение трех рабочих дней со дня его поступления в Университет.
В тех случаях, когда необходимо проведение дополнительного изучения, срок рассмотрения обращения продлевается не более чем на пятнадцать календарных дней, о чем сообщается заявителю в течение трех календарных дней со дня продления срока рассмотрения.
- Если рассмотрение обращения поручено нескольким сотрудникам Университета, то ответственным за контроль исполнения является сотрудник, указанный в резолюции первым.
- Ответы на обращения должны быть по содержанию обоснованными и мотивированными на государственном языке или языке обращения со ссылкой на законодательство Республики Казахстан, содержать конкретные факты, опровергающие или подтверждающие доводы заявителя, с разъяснением их права на обжалование принятого решения.
- Рассмотрение обращений прекращается, если в повторных обращениях не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, а в материалах предыдущего обращения имеются исчерпывающие ответы заявителям в установленном порядке.
- Сотрудник, назначенный ответственным за рассмотрение обращения, обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; принимает меры, направленные на восстановление нарушенных прав и свобод заявителя; информирует заявителя о результатах рассмотрения его обращения и принятых мерах; уведомляет заявителя о направлении его обращения на рассмотрение другим лицам в соответствии с их компетенцией.
- По результатам рассмотрения обращений принимается одно из следующих решений: о полном или частичном удовлетворении обращения; об отказе в удовлетворении обращения с обоснованием принятия такого решения; о даче разъяснения по существу обращения; о прекращении рассмотрения обращения.
- Контроль за качеством подготовки проекта ответа на обращение, за соблюдением сроков исполнения, возлагается на курирующего проректора.
5. Обжалование решений, принятых по результатам рассмотрения обращений
- Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) сотрудника Университета, рассмотревшего его обращение, путем повторного обращения с аргументированными доводами.
- Нарушение законодательства Республики Казахстан о порядке рассмотрения обращений влечет ответственность в соответствии с законами Республики Казахстан.
