РАЗРАБОТАНО Отделом центром обслуживания студентов Университета «Мирас».

Настоящие Правила определяют порядок подачи, регистрации и учета обращений заинтересованных лиц по вопросам, связанным с образовательной деятельностью Университета «Мирас»

Настоящие Правила являются  собственностью  университета  «Мирас» и предназначены для внутреннего пользования.

Оглавление

1. Общие положения. 2
2. Требование к порядку подачи обращения. 3
3. Порядок регистрации и учета обращении. 4
4. Порядок рассмотрения обращений, контроль за их исполнением.. 6
5. Обжалование решений, принятых по результатам рассмотрения обращений. 7

1.     Общие положения

• Настоящие Правила организации работы по обращениям обучающихся (их законных представителей) в Университете «Мирас» (далее - Правила) разработаны в соответствии с законами Республики Казахстан, регламентирующими порядок рассмотрения обращений физических и юридических лиц.
• Правила определяют порядок подачи, регистрации и учета обращений заинтересованных лиц по вопросам, связанным с образовательной деятельностью Университета «Мирас» (далее - Университет).
• Порядок работы с документами, установленный настоящими Правилами, обязателен для всех работников структурных подразделений Университета.
• В настоящих Правилах используются термины, установленные действующими нормативными правовыми актами, в том числе:

        заявитель – лицо, подавшее обращение в Университет для принятия решения по вопросам, связанным с образовательной деятельностью Университета;

        обращение - направленное Университету письменное, устное либо в форме электронного документа, заявление, предложение, жалоба, запрос или отклик;

        заявление - ходатайство лица о содействии в реализации его прав и свобод или прав и свобод других лиц либо сообщение о нарушении законодательства, недостатках в работе сотрудников Университета, либо критика их деятельности;

        запрос - просьба лица о предоставлении информации по интересующим вопросам личного или общественного характера;

        предложение - рекомендация лица по совершенствованию образовательной деятельности Университета, развитию и улучшению взаимоотношения обучающихся и Университета;

        отклик - выражение лицом своего отношения к академической политике Университета, а также к событиям и явлениям университетской жизни;

        жалоба - требование лица о восстановлении или защите нарушенных прав, свобод или законных интересов его или других лиц, об устранении неправомерных действий или бездействия сотрудников Университета, а также отмене их незаконных решений;

        анонимное обращение - обращение, по которому невозможно установить авторство, отсутствуют подпись, в том числе электронная цифровая подпись, почтовый адрес заявителя.

• Ведение делопроизводства по обращениям, в том числе учет входящей корреспонденции, обеспечение своевременного доведения документов и поручений руководства до исполнителей, принятие мер по сохранности и оформлению документов, а также контроль за своевременным исполнением документов и поручений руководства, информирование руководства о состоянии делопроизводства и исполнительской дисциплине в подразделениях, осуществляет ответственный сотрудник Центра обслуживания студентов (далее ЦОС) и Старший секретарь-референт.
• Ответственность за своевременное и качественное исполнение контрольных документов, а также поручений руководства Университета возлагается персонально на исполнителя и руководителя структурного подразделения в соответствии с их компетенцией.
• Сотрудники Университета при работе с обращениями граждан обязаны строго соблюдать установленные требования по работе с документами, обеспечивать сохранность документов, поддерживать на рабочем месте порядок, исключающий возможность несанкционированного доступа посторонних лиц и ознакомления их со служебными документами, пользования ими компьютерами, телефонами и другими средствами оргтехники. Запрещается оставлять ключи от служебных кабинетов в наружных замках дверей. Категорически запрещается передача кому-либо копий документов без разрешения руководства Университета.
• Ответственность за обеспечение сохранности документов и недопущение утечки служебной информации несут проректора по направлениям, руководители структурных подразделений, которым поручено рассмотрение доводов, изложенных в обращении, а также непосредственные исполнители документов.
• За утрату документов, разглашение служебной информации, нарушение правил работы с документами и других положений настоящих Правил, работники Университета привлекаются к соответствующей ответственности в соответствии с действующим законодательством.

2.     Требование к порядку подачи обращения

• В соответствии с установленным порядком в Университете, обучающиеся и/или их законные представители имеют право обратиться с письменным заявлением, используя следующие каналы связи:
  • Лично сдать и зарегистрировать заявление в Центр обслуживания студентов в будние дни с понедельника по пятницу (кроме праздничных дней) с 09.00 до 13.00 и с 14.00 до 18.00 часов;
  • Направить по почте на адрес: Республика Казахстан, 160017, город Шымкент, улица Сапак датка, дом 2;
  • Направить электронным письмом лично ректору Университета по адресу: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
  • В Университете устанавливаются следующие приемные часы:
  • ЦОС – с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00 часов; Президент – по предварительной записи.
  • Ректор –       вторник,    четверг,      пятница      с        15:00 до 18:00     часов      по предварительной записи; Вице-президенты, финансовый директор – вторник, четверг, пятница с 15:00 до 18:00 часов по предварительной записи.
  • Проректоры по     направлениям     –       еженедельно       в        четверг      по предварительной записи:

Проректор по научно-исследовательской работе и инновация – с 10:00 до 15:00.

Проректор по социальной и воспитательной работе – с 14:00 до 16:00.

Проректор по учебной и учебно-методической работе – с 14:00 до 16:00.

Проректор по хозяйственной деятельности и общим вопросам – с 10:00 до 12:00.

• Руководители структурных подразделений – вторник, четверг, пятница с 15:00 до 18:00 часов по предварительной записи.
• Менеджеры ОП – вторник, четверг, пятница с 15:00 до 18:00 часов по предварительной записи.
• Предварительная запись осуществляется по номеру: 8775 007 3000 либо через Центр обслуживания студентов в письменном виде.

• Письменное обращение должно соответствовать следующим требованиям:
  • обращение должно адресоваться Университету или ректору или иному сотруднику Университета, в компетенцию которого входит разрешение поставленных в обращении вопросов;
  • в обращении должны быть указаны данные заявителя - фамилия, имя, а также по желанию отчество, ИИН (при наличии), почтовый/электронный адрес;
  • обращение должно быть подписано заявителем или его представителем;
  • при подаче жалобы указываются должность, фамилии и инициалы сотрудника Университета, чьи действия обжалуются, мотивы обращения и требования.
  • сущность излагаемого вопроса (жалобы) и при необходимости подтвердить свои доводы – приложить к письменному обращению документы и материалы или их копии.
• Заявитель имеет право обратиться через онлайн жалобу, звдать вопрос в блог ректора на официальном сайте университета www.miras.edu.kz
• В следующих случаях обращение не подлежит рассмотрению:
  • анонимное обращение, за исключением случаев, когда в таком обращении содержатся сведения о готовящихся или совершенных уголовных правонарушениях либо об угрозе государственной или общественной безопасности и которое подлежит немедленному перенаправлению в государственные органы в соответствии с их компетенцией;
  • когда невозможно установить авторство, отсутствуют подпись, почтовый адрес заявителя;
  • обращение, в котором не изложена суть вопроса.

3.     Порядок регистрации и учета обращении

• Обращения, поданные в порядке, установленном действующим законодательством, подлежат обязательному приему, регистрации, учету и рассмотрению. Отказ в приеме обращения запрещается.
• Обращение может вноситься через представителя физического лица, на основании доверенности, выданной в порядке, установленном гражданским законодательством Республики Казахстан.
• Поступающие обращения регистрируются в ЦОС в день их поступления, при регистрации обращается внимание на наличие установочных данных и подписи заявителя, обратный адрес заявителя, дата подачи обращения.
• Если обращение поступило в нерабочий день, то оно регистрируется в ближайший следующий за ним рабочий день.
• Обращения, поступившие по общедоступным информационным системам и соответствующие требованиям законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи, подлежат рассмотрению так же как письменное обращение.
• В случае несоответствия обращения требованиям, установленным законодательством, ЦОС указывает заявителю о необходимости приведения обращения в соответствие с требованиями, предъявляемыми к обращению.
• Процедура назначения ответственного исполнителя по обращению производится следующим образом:
  • после регистрации, в течение 1 (одного) дня ЦОС вносит обращение на рассмотрение ректору Университета;
  • ректор Университета в течение 1 (одного) рабочего дня определяет ответственного(ых) исполнителя(ей) и ставит резолюцию на обращении;
  • ЦОС, в день получения резолюции ректора Университета, передает копию обращения сотруднику, назначенного ответственным исполнителем;
  • После рассмотрения и вынесения предварительного решения по обращению, ответственный исполнитель вносит проект ответа ректору Университета, предварительно согласовав проект с непосредственным руководителем, курирующим проректором, юристом.
  • В случае несогласия с доводами исполнителя по сути обращения, ректор Университета возвращает проект документа на доработку. Курирующий проректор обеспечивает контроль за подготовкой и повторное внесение проекта на подпись ректору Университета в течение одного дня;
  • После подписания ректором Университета письменного ответа на обращение, исполнитель передает документ в ЦОС для присвоения номера исходящей корреспонденции.
  • После регистрации в качестве исходящего документа, ответ на обращение направляется заявителю по адресу, указанному в обращении.
• Оригиналы обращений хранятся в ЦОС, а копии обращения и ответов подшиваются в соответствующем структурном подразделении, являющимся исполнителем, в течение двух лет с последующей передачей их в архив Университета.
• Не допускается направление обращения в те структурные подразделения, где числится работник, чьи действия обжалуются.
• Обращение, поступившее сотруднику, в компетенцию которого не входит разрешение поставленных в обращении вопросов, в срок не позднее трех рабочих дней со дня его поступления направляется соответствующему работнику.

4.     Порядок рассмотрения обращений, контроль за их исполнением

• Обращение, для рассмотрения которого не требуются получение информации от иных лиц и организации, рассматривается в течение пятнадцати календарных дней со дня его поступления в Университет.

        В тех случаях, когда необходимо проведение дополнительного изучения, срок рассмотрения обращения продлевается не более чем на тридцать календарных дней, о чем сообщается заявителю в течение трех календарных дней со дня продления срока рассмотрения.

• Если рассмотрение обращения поручено нескольким сотрудникам Университета, то ответственным за контроль исполнения является сотрудник, указанный в резолюции первым.
• Ответы на обращения должны быть по содержанию обоснованными и мотивированными на государственном языке или языке обращения со ссылкой на законодательство Республики Казахстан, содержать конкретные факты, опровергающие или подтверждающие доводы заявителя, с разъяснением их права на обжалование принятого решения.
• Рассмотрение обращений прекращается, если в повторных обращениях не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, а в материалах предыдущего обращения имеются исчерпывающие материалы и заявителям в установленном порядке давались ответы.
• Сотрудник, назначенный ответственным за рассмотрение обращения, обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; принимает меры, направленные на восстановление нарушенных прав и свобод заявителя; информирует заявителя о результатах рассмотрения его обращения и принятых мерах; уведомляет заявителя о направлении его обращения на рассмотрение другим юридическим лицам в соответствии с их компетенцией.
• По результатам рассмотрения обращений принимается одно из следующих решений: о полном или частичном удовлетворении обращения; об отказе в удовлетворении обращения с обоснованием принятия такого решения; о даче разъяснения по существу обращения; о прекращении рассмотрения обращения.
• Контроль за качеством подготовки проекта ответа на обращение, за соблюдением сроков исполнения, возлагается на курирующего проректора.

5.     Обжалование решений, принятых по результатам рассмотрения обращений

• Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) сотрудника Университета, рассмотревшего его обращение.
• Нарушение законодательства Республики Казахстан о порядке рассмотрения обращений влечет ответственность в соответствии с законами Республики Казахстан.