Тіркеуші офисі бөлімі-білім алушылардың оқу жетістіктерінің барлық тарихын тіркеумен және олардың академиялық рейтингін есептеумен айналысатын, білімді бақылаудың барлық түрлерін ұйымдастыруды қамтамасыз ететін қызмет. Өз қызметінде университет бөлімшелерінің басшылары мен қызметкерлерімен, проректорлармен, ректормен, факультеттермен, кафедралармен, бухгалтериямен, әкімшілік басқару және кадрлар департаментімен және университеттің басқа да бөлімшелерімен, бөгде ұйымдар мен мекемелермен өзара іс-қимыл жасайды.
ОБ негізгі құрылымдық бөлімшелері болып табылады:
* Офис регистраторы
* Студенттік кеңсе
* Студенттерге қызмет көрсету орталығы
* Мұрағат
Тіркеуші офисі бөлімінің функциялары мен міндеттері:
- тіркеу нысандарын толтыру, курстарға жазуды растау жүйесін басқару және істен шығуды тіркеу;
- студенттердің тізімін үйлестіру, білім алушылардың пәнге жазуының қорытындысы бойынша академиялық топтар мен ағымдарды қалыптастыру;
- оқу және оқу ісі жөніндегі проректорға бекітуге ұсынады;
әдістемелік жұмысы сабақ кестесі;
- емтихан өткізуге бақылау жасайды.
тіркеу бөлімі әзірлеген бақылау іс-шараларының кестесіне сәйкес білім алушылардың оқу жетістіктерін бақылауды жүзеге асырады.
оқу жылына арналған;
- баға қою саясатын үйлестіру, білім алушылардың академиялық үлгерімі жазбаларын сақтау, студенттердің рейтингін құру, GPA есептеу
- Әкімшілік үшін ақпарат пен есептерді басқару және ұсыну;
ҚР БҒМ, Мемлекеттік есептілік нысандарын толтыру;
- студенттер мен магистранттар контингентінің есебі және қозғалысы: оқуға қабылдау,
-оқудан шығару-академиялық үлгермеушілік, оқу ақысын төлемегені үшін,
университетпен байланыс жоғалуы, қайта қабылдануы, бұрын оқудан шығарылған студенттер, басқа жоғары оқу орындарынан және басқа жоғары оқу орындарына, Университет ішіндегі аударымдар,
-бұйрықтарға сәйкес академиялық демалыстарды ресімдеу, ай сайын, тоқсан сайын контингенттің қозғалысы бойынша есеп жасау
студенттер мен магистранттардың;
- Университет студенттерін дипломдармен, академиялық анықтама, сынақ кітапшалары, студенттік билеттері;
- студенттердің жеке істерін ресімдеуді бақылау және уақытында олардың ішінде өзгерістер енгізу, контингенттің қозғалысы бойынша бұйрықтарды тіркеу және бақылау және дұрыс енгізілуін қамтамасыз ету.
өз құзыреті шегінде электрондық деректер базасы;
- мұрағатқа тапсыру үшін студенттердің жеке істерін дайындау;
- университеттің академиялық өмірінде негізгі іс-шаралар өткізу
(дипломдар тапсыру, бакалаврлар мен магистрлердің жиналыстарын өткізу,
статистикалық есептілікті талдау және құрастыру).
- студенттерге қажетті ақпаратпен қамтамасыз ету және басқару, оқытушылар, Директорлар, ЖОО әкімшілігі үшін Ақпарат және есеп беру;
– студенттер мен магистранттардан өтініш қабылдау: оқуға қабылдау, оқудан шығару академиялық үлгермеушілік, оқу ақысын төлемеушілік, қайта қабылдау, бұрын оқудан шығарылған студенттерді басқа жоғары оқу орындарына және басқа жоғары оқу орындарына, университет ішінде академиялық демалыстар;
- іріктеуді, ретке келтіруді, жинақтауды, пайдалануды қамтамасыз ету,
мұрағатқа қабылданатын құжаттардың (оның ішінде аяқталған құжаттардың
іс жүргізуді, құжаттардың практикалық мақсаттағы).
- мемлекеттік сақтауға дайындау және уақытында беру
ҚР мұрағат қорының құжаттарын ұйымдастыру қызметінде пайда болған.
- мұрағатқа түскен құжаттардың сақталуын ұйымдастырады және сақталуын қамтамасыз етеді ;
- істер номенклатурасын әзірлеуге қатысады, дұрыстығын тексереді оларды қалыптастыру және мұрағатқа беру кезінде ресімдеу.
- құжаттардың жай-күйін, олардың уақытылы қалпына келтірілуін қадағалайды,
-қамтамасыз ету үшін қажет мұрағат үй-жайларындағы жағдайлардың сақталуы, олардың қауіпсіздігі.
